Standard Operating Procedure atau SOP merupakan istilah yang cukup familiar, terutama jika Kamu bekerja di lingkup perusahaan atau organisasi tertentu. SOP Perusahaan merupakan salah satu perangkat yang realistis dan wajib diterapkan. Ia bukan sekadar formalitas belaka, tapi bisa berpengaruh positif bagi kemajuan perusahaan, ketika dirancang dengan benar, serta diterapkan secara disiplin.
Mungkin masih banyak tanda tanya di kepala Kamu, tentang apa itu SOP, apa saja contoh-contohnya, dan bagaimana membuat SOP Perusahaan dengan benar. Artikel kali ini akan menjawab pertanyaan Kamu secara lengkap.
Kami bahkan berharap Kamu bisa mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang SOP, bahkan bisa membuatnya dengan benar, untuk mendukung pola koordinasi antar tim yang efektif dan efisien.
Daftar Isi
Apa Itu SOP Perusahaan?
SOP Perusahaan merupakan salah satu perangkat yang wajib dimiliki oleh semua organisasi dan perusahaan. Ketika Kamu bekerja sama dengan tim untuk tujuan tertentu, perlu ada panduan khusus yang jelas dan tertulis, serta aturan yang bersifat tetap.
Ini akan memudahkan alur koordinasi yang jelas, serta mencegah terjadinya tumpang tindih pekerjaan, bahkan bisa mengoptimalkan kinerja perusahaan.
Secara definisi, SOP Perusahaan merupakan pedoman untuk melaksanakan tugas tertentu sesuai posisi dan fungsi tertentu. Ia nantinya bisa diandalkan sebagai bahan evaluasi, untuk menilai kualitas dan kinerja semua divisi secara berimbang.
SOP hampir diterapkan di semua organisasi, baik pemerintahan, koperasi, perusahaan swasta dan yang lainnya, untuk membantu kelancaran semua kegiatan operasional.
Setelah disusun, SOP biasanya diwujudkan dalam bentuk instruksi tertulis, di mana semua tim bisa mengaksesnya dengan mudah. Instruksi tersebut bersifat tetap karena proses pembuatannya sudah melewati tahap rapat dan kesepakatan.
Ia memuat informasi teknis tentang cara melakukan pekerjaan tertentu, waktu dan penyelenggaraan pekerjaan serta siapa saja tim yang akan terlibat. Ketika SOP diterapkan dengan benar, proses dan hasil pekerjaan dipastikan akan lancar dan sukses.
Contoh SOP Perusahaan
Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang SOP Perusahaan, mari kita menyimak beberapa contoh SOP Perusahaan dari berbagai bidang, berikut ini.
1. SOP Produksi
Sebelum menampilkan contoh SOP Produksi, perlu dipahami bahwa cakupannya sangat luas. Kegiatan produksi bukan hanya berupa barang, tapi juga jasa. Karena itulah, SOP Produksi akan berbeda-beda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Yang jelas, ini merupakan perangkat yang menjadi pedoman khusus agar proses produksi berjalan lancar.
Berikut ini poin-poin yang harus ada dalam SOP Produksi, dan menjadi contoh SOP Produksi secara umum:
- Menyesuaikan dengan Rencana Penjualan
Kegiatan produksi sudah seharusnya dilakukan secara terukur. Artinya, ia harus menyesuaikan dengan rencana penjualan, atau jumlah pesanan. Ini sangat penting untuk mencegah penumpukan barang hasil produksi di gudang, atau justru tidak siap dengan permintaan konsumen, ketika jumlah unit yang diproduksi terbatas.
Baca Juga: 18 Cara Meningkatkan Penjualan Online, Mudah Kamu Lakukan
Sama halnya ketika Kamu menjual jasa tertentu. Kegiatan produksi harus disesuaikan dengan kelengkapan tim serta kesiapan mereka untuk melayani klien per harinya. Pada intinya, kegiatan produksi harus didasarkan pada perhitungan yang matang, serta sesuai dengan target perusahaan.
- Kuantitas Produksi Menyesuaikan dengan Kapasitas Mesin
Pertimbangkanlah kemampuan mesin dalam memproduksi barang tertentu. Contoh SOP Perusahaan harus mencantumkan dengan jelas, kapasitas produksi dan batas maksimal kemampuan mesin yang dimiliki perusahaan. Jangan sampai terjadi overload, atau memaksakan kemampuan mesin sehingga terjadi kerusakan permanen.
- Perhitungkan Batasan Penyimpanan Produk
Contoh SOP Produksi juga harus dilengkapi dengan perhitungan yang akurat tentang batasan maksimal dan minimal penyimpanan produk di gudang. Ini sangat penting untuk mencegah penumpukan barang, atau justru kekurangan pasokan. Data produksi yang akurat bisa menjadi pedoman untuk evaluasi di bidang lainnya, misalnya marketing dan pergudangan.
- Menerapkan Kontrol Kualitas yang Konsisten
SOP Produksi juga harus memuat panduan yang jelas dan ketat tentang kontrol kualitas. Ketika produk akan dipasarkan maupun dikirim ke konsumen, pastikan kondisinya baik dan sesuai dengan apa yang dipromosikan. Ini penting untuk menjaga kredibilitas perusahaan, serta menjalin hubungan yang berkelanjutan dengan konsumen.
2. SOP Marketing
Contoh SOP marketing akan merujuk pada penerapan strategi pemasaran yang efektif dan melibatkan sejumlah tim. Secara garis besar, pembagian tugas akan dibagi ke dalam dua bagian, yakni tim pemasaran online dan offline.
Baca Juga: 7 Manfaat Media Sosial untuk Berbisnis, Menguntungkan Banget!
Untuk SOP marketing online, tim penyusun SOP harus menguraikan sejumlah agenda secara terjadwal. Misalnya kapan waktu posting konten tematik plus caption, info umum, promo, hingga pengumuman giveaway.
Sementara itu, SOP marketing offline bisa meliputi pengaturan rancangan event di jadwal tertentu, partisipasi perusahaan di sejumlah perhelatan, serta promosi langsung ke konsumen.
3. SOP HRD
Human Resource Development (HRD) merupakan salah satu komponen penting dalam menjaga kualitas sumber daya manusia di perusahaan. Tim penyusun SOP juga harus mengikuti perkembangan informasi soal aturan terbaru tentang tenaga kerja, serta patuh terhadap kebijakan pemerintah.
Contoh SOP yang meliputi bidang HRD antara lain proses perekrutan karyawan baru. Pada sesi ini, fokus utama HRD adalah menyeleksi karyawan yang potensial untuk memajukan perusahaan. Mereka mungkin akan bekerja sama dengan psikolog, serta mengetes kemampuan calon karyawan.
Poin selanjutnya yang harus ada dalam SOP HRD adalah pengelolaan karyawan dan serta ketentuan cuti, hingga pengurusan karyawan yang mengundurkan diri. HRD bertanggung jawab dalam penempatan karyawan yang sesuai dengan bidangnya, agar alur koordinasi antar divisi berjalan dengan efektif.
Tentu saja HRD juga memiliki fungsi istimewa lainnya. Di antaranya penilaian terhadap karyawan berprestasi dengan standar tertentu, serta pemberian apresiasi kepada karyawan teladan. Agenda liburan untuk para karyawan juga harus diatur sedemikian rupa, dan tercantum dalam SOP.
Perlu disadari bahwa karyawan bukanlah mesin yang harus dieksploitasi tenaga dan pikirannya. Justru dengan menyelenggarakan acara gathering dan liburan, karyawan akan mendapatkan kesempatan untuk refreshing. Selanjutnya, mereka akan menunjukkan produktivitas yang lebih optimal selepas liburan.
4. SOP Keuangan
Urusan keuangan akan selalu sensitif, baik dalam pengelolaan pribadi, maupun mewakili kelompok atau perusahaan tertentu. SOP keuangan harus disusun dengan apik sehingga mendukung pengelolaan yang transparan.
Di sisi, lain, tim penyusun juga harus menetapkan batasan-batasan khusus. Dengan begitu, terdapat batasan yang jelas tentang kegiatan pengeluaran dan pemasukan uang, agar neraca keuangan tetap seimbang.
Ada banyak contoh SOP keuangan yang bisa Kamu adaptasi. Tapi bukan berarti Kamu harus menjiplak SOP perusahaan lain, padahal sama sekali tidak cocok dengan agenda atau bisnis di perusahaan Kamu.
Baca juga: Cara Membuat Laporan Keuangan Bagi Pemula, Sangat Mudah!
Pastikan Kamu melibatkan tim ahli khusus bidang keuangan, sehingga bisa menetapkan poin-poin pada SOP Keuangan secara adil dan transparan.
5. SOP Customer Service
Fokus SOP Customer Service harus berfokus pada pelayanan yang cepat dan prima kepada semua konsumen. Ini juga meliputi pembagian tugas yang terjadwal, sehingga pelanggan bisa mendapatkan pelayanan yang seimbang dari semua admin.
Tentu saja para customer service juga harus melewati pelatihan agar gaya pelayanannya sesuai dengan tujuan perusahaan.
Dalam penyusunan SOP Customer Service, perusahaan mula-mula harus menyiapkan karyawan terlatih yang cukup untuk mengisi sejumlah tempat. Di antaranya yang stand by merespons pelanggan melalui telepon, SMS, WhatsApp, serta kontak lainnya yang dipersilakan.
Mereka bertugas menjawab segala keluhan, masukan, saran, panduan pembelian, atau apapun yang dibutuhkan oleh pelanggan. Tentu saja respons dan jawaban dari customer service tak hanya memuaskan, tapi juga solutif.
Meski tampaknya sepele, customer service merupakan semacam pintu gerbang interaksi antara pelanggan dengan perusahaan. Tim customer service harus bisa menangani sikap dan respons pelanggan yang mungkin tak terduga. Sikap tenang dan tetap menjalankan prosedur merupakan salah satu kunci utama pelayanan yang memuaskan.
Cara Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP Perusahaan)
Setelah melihat beberapa contoh dan panduan berbagai SOP, mari ikuti langkah berikut ini untuk membuat SOP Perusahaan yang ideal:
Menentukan Tim Penyusun SOP
Tentukan beberapa orang yang akan menyusun SOP Perusahaan. Pilihlah orang-orang yang memiliki kapasitas, hingga tim ahli, sehingga SOP nantinya bisa dibuat sesuai prosedur, serta sejalan dengan tujuan perusahaan.
Merumuskan Proses Bisnis Perusahaan
SOP seharusnya mendukung proses bisnis yang konsisten, efektif dan efisien. Karena itulah, tim penyusun harus bisa merumuskan proses tersebut secara tepat. Tim bisa melakukan pengamatan terlebih dahulu, hingga berkonsultasi dengan para pendiri perusahaan.
Ini penting agar instruksi yang nantinya berbentuk SOP tertulis mudah dipahami dan ditaati oleh semua divisi.
Mengevaluasi Alur Kerja
Tim penyusun SOP tidak hanya mengamati, tapi juga mengevaluasi alur kerja yang direncanakan, atau justru sudah dilakukan oleh tim di perusahaan. Ketika ditemukan proses kerja yang tidak efektif, tim bisa mengevaluasi, serta menegaskan perbaikan yang nantinya ditetapkan dalam SOP.
Lakukan Simulasi
Setelah SOP disusun, Kamu tidak perlu terburu-buru menerapkannya. SOP harus terlebih dahulu diuji dengan simulasi. Tujuannya untuk menyesuaikan aturan yang akan diberlakukan, dengan kondisi real di perusahaan. Mungkin akan ada beberapa penyesuaian, evaluasi dan tinjauan ulang, hingga pada akhirnya SOP ditetapkan sebagai dokumen legal.
Pengesahan SOP Perusahaan
Ketika semua proses di atas sudah dilewati, SOP akan masuk ke tahap persetujuan oleh otoritas perusahaan yang berwenang. Dalam tahap ini, SOP sudah tidak lagi berurusan dengan kendala, protes, evaluasi maupun hambatan lainnya karena tinggal ditaati dan dilaksanakan saja oleh semua tim.
Sosialisasi SOP
Setelah disetujui dan disahkan, SOP harus disosialisasikan, terutama bagi tim yang terkait. SOP bersifat tetap dan harus menjadi panduan kerja yang ditaati oleh semua yang terlibat. Sosialisasi SOP biasanya dicantumkan secara tertulis. Tapi penggunaan teknologi digital semakin memudahkan sosialisasi dan pelaksanaan SOP di dalam aplikasi.
Sejumlah perusahaan sudah menerapkan SOP Perusahaan berbasis aplikasi. Dengan begitu, proses kerja berpeluang terpantau rapi dan sesuai dengan ketentuan dalam SOP. Ketika Kamu ingin menerapkannya, mungkin akan ada banyak tawaran dari developer dan perusahaan jasa pembuatan web dan aplikasi.
Baca juga: Bisnis Model Canvas, Kompasnya Para Pengusaha
Sebagai rekomendasi terbaik, mari bekerja sama dengan kami, disaya.co.id ketika Kamu juga tertarik untuk menerapkan SOP berbasis aplikasi. Kami memberikan layanan terlengkap seputar pembuatan dan optimalisasi web di lingkup perusahaan, termasuk melibatkan penerapan SOP Perusahaan dalam aplikasi.
Bersama kami, Kamu bahkan bisa mendapatkan dukungan untuk pengembangan bisnis yang optimal berbasis teknologi digital.
