ERP, Pengertian, Fungsi, dan Modul Software ERP Indonesia

Semakin besar bisnis, pastinya proses bisnis yang ada juga akan semakin kompleks. Setiap perusahaan yang berada di level ini, sudah tentu akan memperbaiki proses perencanaan hingga pengelolaan antara divisinya. Namun, tidak perlu khawatir karena untuk memudahkan proses bisnis dalam perusahaan, Anda bisa menggunakan sistem ERP.

Apa itu ERP? Apa fungsinya terhadap Perusahaan? dan apakah ada software yang bagus digunakan? Artikel ini akan mengupasnya dengan lengkap.

Daftar Isi

Apa Itu ERP

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning. Menurut Wikipedia, Pengertian ERP adalah “is the integrated management of main business processes, often in real time and mediated by software and technology.”

Kira-kira maksudnya adalah suatu model sistem informasi yang memungkinkan Perusahaan untuk meng-otomasi dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis yang berkaitan dengan kegiatan operasional di sebuah perusahaan.

Sistem ERP memungkinkan setiap divisi atau departemen di perusahaan dapat terhubung pada satu sistem yang sama. Hal ini akan memudahkan perencanaan dan pengelolaan antara departemen.

ERP ini bermula sejak tahun 1960-an, yaitu di mana saat itu produsen traktor dan mesin konstruksi—J.I. Case, bekerja sama dengan IBM untuk merancang Material Resource Planning (MRP).

MRP hadir untuk membantu produsen atau perusahaan manufaktur dalam membuat perencanaan yang lebih baik terkait pengadaan bahan baku dan proses pengiriman produk ke pabrik-pabrik.

Hingga pada masa sekitar tahun 1970-an, MRP berhasil meraih kesuksesan besar. Sayangnya, pengguna MRP terbatas pada perusahaan dengan anggaran besar. Melihat peluang tersebut, J.D Edwards dan Oracle pun bekerja sama untuk membuat suatu sistem yang lebih ekonomis.

Maka pada tahun 1980-an lahirlah MRP II dengan kemampuan yang lebih unggul dari MRP versi pertama. MRP II mampu mengkoordinasikan pekerjaan antar divisi atau departemen secara sinergis demi menghasilkan penjadwalan produksi yang lebih baik.

Setelah kemunculan MRP II, hingga pada tahun 1990-an lahirlah ERP berkat ide dari Gartner Group. ERP bukan hanya memfasilitasi operasional industri manufaktur, tetapi seluruh jenis usaha dapat memanfaatkan sistem ERP ini.

Fungsi ERP

Menurut data statistic (mohon infokan ya jika sudah ada data update), ada sebanyak 81 persen perusahaan yang telah berhasil mengimplementasikan aplikasi ERP pada perusahaannya. Memangnya apa sih fungsi software ERP ini?

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan Aplikasi ERP di perusahaan Anda.

1. Integrasi antar departemen

Penerapan sistem ERP dapat mengintegrasikan berbagai proses bisnis yang ada di perusahaan. Sehingga proses bisnis dapat berjalan secara efektif dan efisien.

2. Meningkatkan akurasi proses bisnis

Dengan sistem perusahaan yang terpusat, memungkinkan informasi antar departemen dapat disajikan secara realtime. Dengan cepatnya pertukaran informasi ini, memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan akurasi proses bisnis.

3. Memudahkan dalam melakukan monitoring

Monitoring antar departemen akan mudah dilakukan dengan sistem ERP. Sistem ERP merupakan sistem terpusat. Sehingga, ketika perusahaan akan melakukan monitoring. Maka perusahaan hanya perlu menggunakan satu sistem saja.

Jika disimpulkan, beberapa fungsi dari aplikasi ERP yaitu:

Membantu meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas
Mengintegrasikan seluruh proses bisnis yang ada
Mempermudah koordinasi antar departemen
Mempermudah pembuatan laporan secara real time
Meminimalisasi biaya yang tidak perlu
Membantu memperluas bisnis

Modul ERP

Jika berbicara lebih detail lagi tentang modul ERP yang akan banyak membantu proses bisnis dalam sebuah perusahaan, tentu akan sangat banyak modul di dalamnya.

Namun, umumnya sistem ERP yang ada hari ini bersifat modular, dalam artian bahwa sistem ERP sangat fleksibel. Perusahaan Anda tinggal memilih modul apa saja yang memang sesuai kebutuhan perusahaan.

Berikut ini beberapa modul ERP yang umum antara lain adalah:

Enterprise Asset Management (Manajemen aset)
Financial Accounting (Akuntansi)
Human Resources Management (SDM)
Sales and Distribution (Penjualan dan distribusi)
Inventory Management (Manajemen persediaan)
Purchasing (Pembelian)
Manufacturing Management
Customer Relationship Management
Project Management

Yuk kita bahas beberapa modul yang paling umum digunakan.

1. Asset Management

Manajemen Aset adalah modul dalam sistem ERP yang dirancang khusus untuk mengelola aset. Asset management biasanya mengelola aset, berupa gedung organisasi, peralatan manufaktur, dan lainnya.

Asset management system bukan hanya tentang mengumpulkan inventaris, namun juga mendokumentasikan, melacak, dan mengontrol setiap aset di perusahaan. Dari situlah diketahui bahwa sistem asset management dalam ERP memiliki berbagai keuntungan

2. Financial Accounting

Modul Akuntansi adalah sistem yang terotomatisasi berfungsi mengelola arus kas masuk dan keluar dalam suatu perusahaan.

Selain itu, modul ini juga membantu perusahaan menangani berbagai transaksi akuntansi seperti pengeluaran, neraca, buku besar, rekonsiliasi bank, penganggaran, manajemen pajak, dan lain-lain.

Anda bisa membuat laporan keuangan perusahaan dengan mudah melalui modul ini.

3. Human Resources Management

Modul ini sangat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi departemen SDM atau HR. Modul ini dapat membantu perusahaan Anda dalam mengelola informasi seluruh karyawan seperti penilaian kinerja, job desc, skill, kehadiran, cuti, dan lain-lain.

Termasuk di dalamnya adalah Manajemen Penggajian yang befungsi untuk mengelola gaji, biaya perjalanan, dan pengembalian biaya.

4. Sales

Modul ini berfungsi menangani alur kerja penjualan seperti laporan penjualan, proposal penawaran (RFP & RFQ), sales order, dan faktur.

Bahkan, jika sistem penjualan diintegrasikan dengan sistem CRM, akuntansi dan Inventory maka dapat dipastikan bahwa Anda bisa mendorong lebih banyak penjualan dengan data yang akurat dari perkiraan penjualan di masa depan.

5. Inventory Management

Modul inventory ini sangat berguna untuk melacak dan mengelola stok barang yang ada di perusahaan Anda, termasuk memantau tingkat persediaan, menjadwalkan pengisian ulang, melakukan forecasting dan membuat laporan inventaris.

Sistem ERP yang bagus memungkinkan integrasi modul Inventaris dengan barcode atau SKU Scanner. Selain itu, Modul ini akan lebih efektif jika terintegrasi dengan modul pembelian.

6. Purchasing (Pembelian)

Modul ini membantu perusahaan dalam mengelola proses yang terlibat dalam pengadaan barang. Termasuk di dalamnya seperti; daftar supplier, permintaan dan analisis penawaran, Purchase Order, Goods Receipt Notes, dan pembaruan stok.

Modul ini dapat juga Anda integrasikan dengan modul inventory untuk manajemen pengadaan stok yang lebih optimal.

Modul purchasing system ini tentunya juga dapat meningkatkan manajemen pembelian perusahaan Anda dengan melakukan pengadaan barang terlebih dahulu tanpa menunggu stok habis.

Selain itu, pemesanan akan dilakukan secara otomatis saat stok mencapai ambang batas minimum. kehadiran dari aplikasi ini juga dapat menghindari kerugian pemesanan barang yang tidak sesuai dengan rincian karena dilengkapi dengan dokumen penting saat melakukan transaksi.

7. Manufacturing Management

Modul ini berfungsi menyederhanakan berbagai proses manufaktur yang kompleks. Fungsinya meliputi perencanaan produksi, pengaturan rute produksi, pengelolaan anggaran, pemantauan stok bahan baku dan barang jadi, dan masih banyak lagi.

8. Customer Relationship Management

Modul CRM ini hampir mirip dengan modul penjualan, tetapi fokusnya lebih pada pengelolaan pelanggan. Fungsinya mencakup pengelolaan pipeline penjualan, pencatatan riwayat interaksi pelanggan, email marketing campaign, laporan perilaku dan pola pembelian pelanggan, dan lain-lain.

9. Project Management

Modul ini merupakan modul yang wajib dipilih oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dan permesinan. Modul ini membantu perusahaan membuat perencanaan proyek, mengatur anggaran untuk setiap proyek, mendistribusikan tugas, mencatat waktu kerja karyawan, membuat tagihan ke klien, dan masih banyak lagi.

Nah, itulah beberapa Modul secara umum yang ada dalam sistem ERP yang tentunya dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Implementasi Software ERP di Perusahaan Anda

Jika Anda saat ini sudah siap mengimplementasikan sistem ini ke dalam perusahaan Anda, maka penting bagi Anda untuk pertimbangkan terlebih dahulu modul-modul seperti apa yang menjadi kebutuhan Anda.

Karena mengingat kompleksitas dan ukuran sistem ERP ini, hanya sebagian kecil perusahaan bersedia atau mampu menerapkan berbagai resource fisik dan finansial dan mengambil risiko untu mengembangkan suatu sistem ERP sendiri (in-house).

Yap, pada dasarnya semua sistem ERP adalah produk komersial. Produk yang dianggap dan diakui sebagai pemimpin di pasar saat ini adalah SAP, Oracle, Baan, J.D. Edwards & Co., dan PeopleSoft Inc.

Namun, jika Anda membutuhkan Software ERP sesuai kebutuhan Perusahaan, Anda dapat menggunakan layanan Software House Indonesia seperti DISAYA Software House.

Baca Juga:

Kesimpulan

ERP mampu memecah kebuntuan berbagai hambatan fungsional tradisional dalam Perusahaan dengan cara mem-fasilitasi sharing/berbagai data, berbagai aliran informasi, dan mengenalkan/menyalurkan praktik-praktik bisnis yang umum diantara semua pengguna dalam perusahaan.